En el fascinante mundo de la contabilidad, donde los números y los registros financieros son la esencia misma, a menudo se pasa por alto el potencial de la creatividad. Sir Ken Robinson nos recuerda que la creatividad no es exclusiva de los artistas; es la capacidad de imaginar, de idear soluciones innovadoras, y de ver más allá de lo convencional. En este contexto, surge la pregunta: ¿Cómo podemos aplicar la creatividad de manera efectiva en la contabilidad?
Ken Robinson, en su libro “El elemento” nos dice que la creatividad es poner su imaginación a trabajar para realizar algo nuevo y la imaginación es la capacidad de ver en nuestra mente.
Entonces, siguiendo esta premisa:
¿En qué temas podemos ser creativos en la contabilidad?
¿Qué podríamos imaginar para que la contabilidad de un salto en este entorno cada vez más dinámico y exigente de información?
En este viaje hacia la mejora continua, nos sumergiremos en las distintas fases del proceso contable: Registrar, Formular y Analizar. Cada una de estas etapas, aunque fundamentales, presenta oportunidades latentes para la creatividad. Desde la digitalización de las transacciones hasta la formulación de estados financieros, exploraremos cómo la imaginación puede desempeñar un papel crucial en la evolución de la contabilidad, permitiendo no solo una mayor eficiencia sino también una adaptación proactiva a un entorno empresarial cada vez más dinámico.
Cada etapa del proceso contiene actividades de mayor o menor envergadura que se irán integrando hasta completar un todo consistente de información de la empresa, a una fecha determinada.
En la primera fase registrar, tenemos la parte más operativa y documentaría del proceso, dado que por cada una de las transacciones realizadas se generan papeles físicos o digitales por operaciones de compras y ventas de bienes o servicios, determinación y provisión de los gastos en planilla del personal y una serie de registros vinculados con provisiones contables, devengo de gastos o ingresos y por supuesto movimientos bancarios por cobros y pagos.
De todo lo mencionado la parte más digitalizada son las ventas, planilla, cobros, pagos, y diversas provisiones; sin embargo, el cuello de botella se produce en el registro de las compras.
Aunque muchas de las transacciones de compras se reciben de manera digital, la parte más lenta y engorrosa se encuentra la contabilización del contenido de las compras, esta requiere revisión, validación y codificación, muchas de ellas son repetitivas, pero todo este proceso embarga detalle y tiempo.
Para tener una idea de cómo podríamos superar esta parte del proceso de registro, les comparto la siguiente imagen:
La idea es que con un escaneo de la factura bajo un sistema de código QR o código de barras, es una idea puede haber otras opciones, se obtenga el detalle minucioso del contenido de la factura y que este sirva como una codificación base que ingrese al sistema de gestión de la empresa.
Claro para llegar a esto, supone estandarizar universalmente tanto para el cliente y proveedor una serie de nomenclaturas y códigos de cada artículo o servicio y separando aquellas adquisiciones que serán costo de las de gasto, de esta forma tendríamos mucho del avance en la codificación, con la consiguiente minimización de los tiempos.
Segunda fase formular, aquí ya todo es más fácil, todas las transacciones ya están contabilizadas y lo que corresponde es el análisis de cuentas para llegar a formulas los estados financieros.
¿Qué se puede hacer aquí?
A mi parecer aprovechar tecnologías emergentes como la inteligencia artificial para que nos ayude a analizar cuentas, esto requiere cruzar importes, cancelarlos, hacer ajustes y finalmente quedar expedito los saldos para que el sistema emita los estados financieros.
En la tercera y última fase correspondiente al análisis, con los estados financieros formulados y elaborados a través del sistema, es fácil proceda a aplicar los diversos métodos de análisis: horizontal, vertical, evolutivo, ratios y nos emita los reportes.
Posteriormente con el apoyo de la inteligencia artificial sugiera comparativas y recomendaciones, para ello ha sido alimentado con información histórica de la empresa y de otras de similar industria, de manera que evalúe todo el panorama y proporcione sugerencias de acción o mejoras, lo que sería un análisis predictivo avanzado.
Finalmente corresponderá a los especialistas contables-financieros revisar y pulir alguna falencia del proceso en la formulación y análisis.
Todo este proceso con la mejora en los tiempos de registro de las compras, obtendríamos los estados financieros y cualquier otra información adicional de forma preliminar, para el visto de los analistas y cerrar los estados financieros finales.
Como leen estas son algunas ideas que vengo analizando para aligerar la carga contable en estos tiempos de intenso uso informático, inteligencia artificial y blockchain.
¿Qué opinan?
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